Doklady
Doklady jsou srdcem aplikace. Na jednom místě vystavíte fakturu, zálohovou fakturu, proformu, cenovou nabídku, objednávku, dodací list i dobropis a evidujete zde také přijaté náklady. Všechny typy dokladů sdílejí stejnou sadu nástrojů, takže se nemusíte učit nové ovládání pro každý z nich – ke každému dokladu patří historie verzí, PDF, veřejný odkaz pro zákazníka, QR platba, přílohy, interní komentáře a štítky.
Životní cyklus dokladu
Doklad postupně prochází stavy. Výchozí tok faktury vypadá takto: Koncept → Vystaveno → Odesláno → Doručeno → Otevřeno → Částečně uhrazeno → Uhrazeno → Archivováno. Pokud vaší firmě tento postup nevyhovuje, můžete si v nastavení nadefinovat vlastní stavy i povolené přechody mezi nimi.
Navazující doklady
Z každého dokladu vytvoříte jedním kliknutím ten navazující a všechny údaje se přenesou automaticky – z nabídky uděláte objednávku, z ní dodací list a nakonec fakturu, ze zálohové faktury vznikne daňový doklad a z faktury dobropis. Nemusíte tedy nic přepisovat ručně.
Editor faktury
Editor je navržený tak, abyste běžnou fakturu vystavili do minuty. Odběratele stačí začít psát a systém ho najde, případně po zadání IČO doplní údaje z ARES. Položky se našeptávají z katalogu a součty, DPH i slevy se přepočítávají okamžitě – nikdy nemusíte nic „přepočítávat“ ručně.
Rozpracovaná práce se průběžně ukládá sama, a to i při výpadku internetu, takže se rozdělaná faktura neztratí. Koncepty přitom nevstupují do účetních exportů ani do reportů, dokud je nevystavíte.
Úhrady a veřejný odkaz
QR platba se generuje automaticky a aktualizuje se pokaždé, když změníte částku, účet nebo variabilní symbol. Doklad lze uhradit částečně i přeplatit a spárovat ho můžete ručně nebo nechat spárování na automatice z banky.
Veřejný odkaz umožní zákazníkovi zobrazit fakturu, stáhnout PDF a sledovat aktuální stav úhrady bez přihlášení. Interní komentáře a neveřejná data se do veřejného odkazu nikdy nedostanou.
Práce se seznamem
Seznam dokladů umí filtrovat podle období, stavu, odběratele, částky nebo štítků, filtry si můžete uložit jako pohled a mezi typy dokladů jednoduše přepínat. Hromadné akce zvládnou export, změnu stavu, štítkování i archivaci více dokladů najednou.
Dobré vědět: jednou vystavený doklad už nikdy nezmění svůj obsah kvůli pozdější úpravě kontaktu nebo produktu. Co bylo na faktuře v okamžiku vystavení, tam zůstane navždy – vyžaduje to legislativa i auditní stopa. Každá změna dokladu, včetně automatické, se navíc zapisuje do historie verzí, takže dohledáte kdo, kdy a co změnil.
Kontakty
Kontakty jsou centrální databází všech vašich obchodních partnerů – zákazníků, dodavatelů i těch, kteří jsou obojím. Každý subjekt existuje v systému právě jednou a všechny doklady na něj pouze odkazují, takže se údaje nikde nerozcházejí.
Kontakt založíte ručně, automaticky přímo při vystavování dokladu, hromadným importem, přes OCR nebo přes API. Zadáte-li IČO, systém sám načte údaje z ARES včetně adresy a ověření DIČ, takže nemusíte nic přepisovat. Ke každému kontaktu můžete evidovat několik dodacích adres a více kontaktních osob, z nichž jedna je vždy výchozí.
Detail kontaktu ukazuje i obchodní obrázek partnera: celkový obrat, počet dokladů, aktuální dluh, průměrnou dobu zaplacení a časovou osu celé historie – dokladů, plateb i změn. Systém sám hledá možné duplicity podle IČO, DIČ, názvu, e-mailu nebo telefonu a nabídne bezpečné sloučení, u kterého si předem prohlédnete, co se změní.
Pro větší databáze je k dispozici hromadný import a export v CSV nebo Excelu s mapováním sloupců a náhledem před potvrzením.
Dobré vědět: kontakt, který je použitý na dokladu, nelze smazat – jde ho pouze archivovat a archivovaný kontakt se pak standardně nenabízí při vytváření nových dokladů. Změna údajů kontaktu (třeba adresy) navíc nikdy zpětně nemění už vystavené doklady.
Produkty a služby
Katalog produktů a služeb slouží k tomu, abyste stále dokola nepřepisovali stejné položky. Položku založíte ručně, importem, přes API, nebo rovnou za chodu při vystavování faktury – systém vám tehdy nabídne, že ji uloží do katalogu pro příště.
U každé položky si vedete výchozí cenu, sazbu DPH, jednotku, popis a volitelně i doporučenou splatnost. Když ji pak vyberete do dokladu, název, popis, cena, DPH i jednotka se doplní samy. Pro konkrétní doklad je můžete libovolně upravit, aniž by to jakkoli ovlivnilo katalog.
Ke každé položce se navíc sbírají statistiky použití – kolikrát byla použita, kdy naposledy a jaký obrat celkem vygenerovala. Import a export je podporován přes CSV, Excel i API, vždy s náhledem změn před potvrzením.
Dobré vědět: úprava položky v katalogu (například zdražení) se promítne jen do budoucna, historické doklady zůstanou beze změny. Archivovanou položku už nevyberete na nový doklad, ale na starých fakturách, kde byla použita, zůstává zachovaná.
Platby a banky
K firmě si můžete napojit i několik bankovních účtů současně a nechat platby synchronizovat automaticky, spouštět synchronizaci ručně, nebo je posílat přes API. Podrobný postup najdete v návodu Napojení banky.
Každá synchronizace si poznamená, kolik transakcí našla, kolik z nich bylo nových, kolik se spárovalo a jestli nevznikl nějaký konflikt. Díky tomu ji můžete kdykoli zopakovat bez rizika, že se platby zdvojí.
Jak funguje párování
Automatické párování plateb s doklady postupuje podle priority: nejprve variabilní symbol, pak přesná částka, účet, datum, měna a shoda zákazníka. Když je shoda jednoznačná, platba se spáruje sama. Pokud si systém jistý není, nabídne návrhy se skóre shody a zdůvodněním, které buď potvrdíte, nebo zamítnete. Samozřejmě můžete párovat i čistě ručně.
Podporovány jsou částečné úhrady, kdy je doklad postupně zaplacen několika platbami, i přeplatky – ty se evidují samostatně a systém vás na ně upozorní. Konfliktní případy jako duplicitní import, více možných dokladů nebo neshoda měny či částky systém nikdy neřeší za vás; čekají ve frontě konfliktů na vaše rozhodnutí.
Přehled o všech napojených bankách, poslední synchronizaci, počtu nevyřešených plateb a případných chybách najdete na dashboardu synchronizace.
Dobré vědět: importované bankovní transakce jsou neměnná účetní skutečnost a nikdy se nemažou. Měnit lze jen jejich spárování s doklady, nikoli data samotné transakce. Bankovní účet můžete kdykoli deaktivovat, aniž byste přišli o historii starších transakcí.
Přijaté náklady
Přijaté náklady jsou volitelný modul, který slouží k evidenci výdajů firmy na jednom místě. Nenahrazuje účetnictví – jen vám usnadní přehled o tom, co jste zaplatili a co ještě zaplatit musíte.
Náklad založíte ručně, nahráním PDF nebo fotografie, přetažením souboru do aplikace nebo přes API. Po nahrání dokladu se spustí OCR, které rozpozná a předvyplní pole jako dodavatel, číslo dokladu, datum a částka včetně DPH – vy už jen zkontrolujete a případně opravíte, co se nenačetlo správně.
U každého nákladu evidujete dodavatele, číslo dokladu, datum vystavení a splatnosti, částku, DPH, stav úhrady, přílohy, poznámky a štítky. Náklady se zobrazují společně s ostatními doklady v seznamu, kde si stačí přepnout typ na „přijaté náklady“, a promítají se také do reportů nákladů.
Automatizace
Automatizace vám umožní přenechat rutinu systému. Nastavíte pravidlo ve tvaru „KDYŽ nastane událost, POKUD platí podmínky, POTOM proveď akci“ – a to bez jediného řádku kódu.
Spouštěčem může být systémová událost (vytvoření nebo změna dokladu, zaplacení, nový kontakt, dokončení OCR, synchronizace banky), časová událost (několik dní před nebo po splatnosti, konkrétní datum, první či poslední den měsíce) nebo prosté ruční spuštění. Podmínky se dají kombinovat – například částka nad určitou hranici, zákazník s konkrétním štítkem, doklad po splatnosti nebo konkrétní měna. Akcí pak může následovat i několik za sebou: odeslat e-mail, změnit stav, vytvořit navazující doklad, zavolat webhook, přidat štítek nebo založit úkol.
Každé pravidlo si dnes skládáte sami – knihovna hotových šablon zatím k dispozici není, stejně jako testovací režim, který by pravidlo spustil nanečisto: každé spuštění je ostré a zapíše se do historie. V ní pak u každého běhu dohledáte, kdy proběhl, jaký měl výsledek a jaké akce provedl.
Ne všechny spouštěče a akce jsou navíc v aktuální verzi dokončené – část z nich zatím jen zapíše záznam do historie běhu. Než na automatizace spolehnete provoz firmy, podívejte se, co přesně dnes funguje: Podrobný technický popis automatizací, jejich aktuálního stavu a funkčních příkladů →
Dobré vědět: systém sám hlídá, aby automatizace nevytvořily nekonečnou smyčku – například pravidlo, které svou vlastní akcí znovu spustí samo sebe. Vedle automatizací akcí si navíc můžete samostatně nastavit vlastní workflow, tedy životní cyklus stavů dokladu.
Reporty
Reporty nejsou jen grafy pro dobrý pocit – odpovídají na konkrétní obchodní otázky: jaký byl obrat za období, kdo jsou nejlepší zákazníci, které faktury nejsou zaplacené, kde vznikají největší náklady a jak se vyvíjejí tržby.
Základní sady zahrnují obrat, poměr zaplaceno vs. nezaplaceno, vývoj tržeb, přijaté náklady, DPH, největší odběratele a dodavatele, cashflow a pohledávky. Tematicky jsou rozdělené do oblastí Finance, Obchod, Náklady a Produktivita – v poslední jmenované najdete třeba průměrnou dobu zaplacení faktury nebo počet aktivních automatizací.
Grafy jsou interaktivní: měníte období, filtrujete a kliknutím na kteroukoli hodnotu se dostanete přímo na doklady, ze kterých číslo vzniklo. Vlastní report si můžete uložit i s filtrací, seskupením, metrikami a typem grafu, sdílet ho v rámci firmy a připnout na dashboard. Export do PDF, Excelu nebo CSV vždy respektuje aktuálně nastavené filtry.
Dobré vědět: reporty jsou čistě čtecí a nikdy samy neupravují data. Každé číslo, které v nich uvidíte, se musí dát dohledat až ke konkrétním dokladům.
Nastavení firmy
Pod jedním účtem můžete spravovat i více firem a okamžitě mezi nimi přepínat. Každá firma má vlastní kontakty, doklady, číselné řady, bankovní účty, uživatele i automatizace – data se nikdy nemíchají dohromady.
Profil firmy obsahuje fakturační údaje (název, IČO, DIČ, adresu), logo a podpis odpovědné osoby. Logo se pak používá na PDF, veřejných stránkách dokladů i v e-mailech. Bankovních účtů si můžete evidovat neomezeně, jeden označíte jako výchozí a ten se bude automaticky předvyplňovat na nových dokladech.
Číselné řady lze vést samostatně pro každý typ dokladu i měnu – například „Faktury CZK“ a „Faktury EUR“ – a každá může mít vlastní prefix i formát. Přizpůsobit si můžete také PDF a e-mailové šablony: logo, barvy, texty, obchodní podmínky i proměnné, jako je číslo dokladu nebo jméno zákazníka.
V nastavení dále určíte výchozí sazbu DPH, režim plátce či neplátce, výchozí splatnost a měnu. Pokud vám standardní pole nestačí, nadefinujete si vlastní pole u kontaktů, dokladů, produktů i nákladů a spravujete zde centrální seznam štítků použitelný napříč celou aplikací.
Dobré vědět: změna nastavení se standardně projeví jen na nově vytvářených dokladech, nikdy ne zpětně – a to včetně změny číselné řady. Každá změna nastavení je auditovaná a její historii lze dohledat.
Fakturační oddělení
Jedna firma může fakturovat pod několika značkami nebo pobočkami – vinárna, IT oddělení, sklad, e-shop. Právně jde pořád o jeden subjekt s jedním IČO, jenže každé středisko chce vlastní číselnou řadu a vlastní vzhled faktury. Přesně na to slouží fakturační oddělení: firma zůstává jedna, ale doklady se tváří jako od konkrétního střediska.
Fakturační údaje vystavitele – název, IČO, DIČ a sídlo – se berou vždy z firmy a oddělení je nikdy nepřepisuje. Oddělení k nim přidává jen svoje: zobrazovaný název na dokladu, logo, hlavní barvu a šablonu PDF a volitelně také vlastní bankovní účet pro QR platbu, e-mail, telefon a poznámku do patičky. Co u oddělení nevyplníte, se automaticky dědí z nastavení firmy, takže stačí vyplnit rozdíly.
Číselné řady oddělení
Každé oddělení má vlastní číselnou řadu a její prefix vychází z kódu oddělení. Vinárna s kódem „VIN“ tak vystavuje faktury s čísly VIN-2026-0001, VIN-2026-0002 a tak dál, zatímco hlavní středisko pokračuje ve své řadě nezávisle. Doklady jednoho střediska tím jdou poznat už podle čísla a řady se mezi sebou nikdy nepřekryjí.
Kód proto musí být v rámci firmy jedinečný. Pokud zadáte kód, který už jiné oddělení používá, aplikace vás na to upozorní rovnou při ukládání a řekne, se kterým oddělením koliduje – nestane se tedy, že by problém vyplaval až ve chvíli vystavení faktury. Bez vlastního kódu může existovat jen jedno oddělení, protože jinak by obě začala číslovat od stejného výchozího prefixu.
Práce s odděleními
Oddělení zakládá a upravuje vlastník nebo administrátor firmy v Nastavení → Fakturační oddělení. Právě jedno oddělení je vždy výchozí – za to se fakturuje, když u dokladu žádné středisko nevyberete. Nově založené oddělení se výchozím nikdy nestane samo; přepnout ho musíte výslovně, aby firma nezměnila způsob číslování jen tím, že si přidala další středisko.
Oddělení, které už není potřeba, můžete pozastavit nebo archivovat. V obou případech zmizí z nabídky při vystavování nových dokladů, ale zůstane na těch dosavadních, takže se z historie ani z účetnictví nic neztratí. Výchozí oddělení pozastavit ani archivovat nejde – nejdřív je potřeba určit výchozím jiné.
Při vystavování dokladu si oddělení vyberete přímo v editoru. Nabídne se jen to, na co máte přístup: administrátor může každému uživateli povolit buď všechna oddělení, nebo jen vybraná, a stejné omezení pak platí i pro seznam dokladů, kde si lze podle oddělení filtrovat. Kdo dosáhne na jediné středisko, nemusí vybírat vůbec – vyplní se samo.
Dobré vědět: oddělení lze u dokladu změnit jen dokud je konceptem. Vystavený doklad už nese číslo z řady svého střediska a je u odběratele, takže se mezi odděleními nepřesouvá. A pozor – přesun konceptu doklad nepřečísluje: číslo, které mu přidělila řada původního střediska, si ponechá.
Uživatelé
Administrátor zve další uživatele e-mailem, mění jim roli, nastavuje individuální oprávnění a vidí, kdy byl kdo naposledy aktivní. Přednastavené role – Owner, Administrator, Accountant, Manager, Employee a Read Only – slouží jen jako výchozí šablony a dají se dále upravit.
Oprávnění se totiž dají nastavovat i po jednotlivých akcích nezávisle na přiřazené roli, takže někomu můžete povolit třeba jen čtení dokladů bez možnosti mazání. Pokrývají oblasti dokumentů, kontaktů, produktů, automatizací, API (správa klíčů a webhooků) a AI/OCR, a u každé zvlášť určujete čtení, vytváření, úpravu či archivaci.
Každý uživatel navíc vidí přehled svých aktivních zařízení a přihlášení a může kteroukoli relaci sám ukončit; k dispozici je i historie přihlášení s datem, zařízením, IP adresou a výsledkem. Citlivé operace, jako je změna vlastníka firmy, smazání API klíče, zrušení předplatného nebo odebrání uživatele, vyžadují dodatečné potvrzení.
Dobré vědět: pokud uživatel k nějaké akci nemá oprávnění, systém mu ji v rozhraní vůbec nenabídne – nestane se tedy, že by na tlačítko klikl a teprve pak dostal odmítnutí. Všechny změny oprávnění a citlivé operace jsou auditované a stejná pravidla platí pro web i pro přístup přes API.